In der Jahresabrechnung sind die tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums enthalten.
Die Abrechnung ist von der Immobilienverwaltung (§ 28 Abs. 3 WEG) spätestens bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen und in Rechnung zu stellen. Die Nichtvorlage oder vorsätzlich verspätete Vorlage der Abrechnung kann eine vorzeitige Abberufung der Verwaltung aus wichtigem Grund rechtfertigen.
Im Wohnungseigentumsgesetz sind keine Einzelheiten zu Form und Inhalt der Jahresabrechnung vorgegeben. Jedoch beschäftigt die richtige Form und Gestaltung der Abrechnung im Bereich von Wohnungseigentümergemeinschaften Eigentümer*innen, Verwalter*innen und Gerichte schon seit Jahren.
Die Rechtsprechung musste sich bereits in zahlreichen Entscheidungen mit Einzelfragen befassen und hat dazu einige wesentlichen Grundinhalte der Abrechnung festgelegt. Darunter beispielsweise, dass die:
- vorgeschriebene Abrechnung nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben während des jeweiligen Kalenderjahres auszuweisen hat und sie keine Bilanz und keine Gewinn- und Verlustrechnung ist. Forderungen, Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungen gehören grundsätzlich nicht in die Abrechnung.
- Abrechnung aus der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen für jede einzelne Teileigentümer*in, besteht. Dabei ist die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Eigentümer*innen nach dem gesetzlichen, dem abweichend vereinbarten oder beschlossenen Verteilungsschlüssel vorzunehmen.
Falls ein Verwaltungsbeirat von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt wurde, so soll die Prüfung der Jahresabrechnung gemäß § 29 Abs. 3 WEG durch den Verwaltungsbeirat erfolgen. Die Prüfung soll sich auf die rein rechnerische und auch auf die sachliche Richtigkeit erstrecken, beispielsweise auf die Richtigkeit verwendeter Verteilungsschlüssel. Ungeachtet der Abrechnungsprüfung des Verwaltungsbeirats hat jede Eigentümer*in das Recht, Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu nehmen, und zwar selbst noch nach erfolgter Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung.
Die Beschlussfassung hat über die Gesamt- und Einzelabrechnungen zu erfolgen, anderenfalls werden keine rechtswirksamen Zahlungspflichten begründet. Wenn eine mehrheitlich beschlossene Abrechnung fehlerhaft ist, bedarf es immer der Anfechtung bei Gericht, um sie für ungültig zu erklären. Der gesetzeswidrige Mehrheitsbeschluss ist in diesem Fall nicht nichtig, sondern nur anfechtbar. Wenn keine Anfechtung erfolgt, ist auch eine fehlerhafte, rechtswidrige, aber mehrheitlich beschlossene Abrechnung wirksam und verpflichtet jede Eigentümer*in zur Zahlung.