Verwaltung von Immobilien

„Eigentum verpflichtet“, ein prägnanter kurzer Satz, der im Grundgesetz Artikel 14 (2) steht. Aber er geht sogar noch weiter! „Eigentum verpflichtet. Sein Gebrauch soll zugleich dem Wohle der Allgemeinheit dienen.“
Daraus lässt sich entnehmen, dass Eigentümer viele Pflichten haben, wir nennen hier nur einige davon:
Abrechnungen erstellen, Zahlungseingänge überwachen, Dienstleister beauftragen, Rechnungen prüfen und begleichen, und, und, und.

kallejipp / Photocase.de

Allerdings sollte die Verantwortung aus Ihrem Immobilienbesitz nicht zur Belastung werden.
Es ist schwierig, als Immobilieneigentümer das Wirrwarr von Fachbegriffen, Regularien, Vorschriften und Gesetzen zu durchschauen und daraus die richtige Strategie für das erarbeitete Vermögen festzulegen. Deswegen haben Sie sich dazu entschieden, die Verwaltung Ihrer Immobilien komplett oder teilweise in professionelle Hände zu geben? Und schon steht die nächste Frage im Raum. Welche Art Verwaltung suchen Sie?
Nachfolgend finden Sie einen ersten Überblick über die verschiedenen Abstufungen der Immobilienverwaltung und die gängigsten Verwaltungsmodelle:

Die Mietverwaltung

Üblicherweise kommt die Mietverwaltung dann zum Einsatz, wenn sich ein gesamtes Gebäude / ein gesamtes Grundstück und mehrere Gebäude im Eigentum eines Eigentümers – das kann auch z. B. eine Erbengemeinschaft sein – befindet.

Die Mietverwaltung: Ein Eigentümer mehrere Einheiten oder ein gesamtes Areal.
Die Mietverwaltung: Ein Eigentümer mehrere Einheiten oder ein gesamtes Areal.

Im Aufgabenbereich der Mietverwaltung sind die kaufmännischen, technischen und vertraglichen Angelegenheiten von Immobilien enthalten. Dabei obliegt dem Verwalter die gesamte Betreuung der Mietverhältnisse und Objekte.

Im Einzelnen umfasst

1. die kaufmännische Verwaltung

  • Mietvertragsmanagement mit Betreuung der Mieter
  • Vermietung, Bonitätsprüfung der Mieter und Objektrückgaben
  • Prüfung der Zahlungseingänge
  • Mahnwesen
  • Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen
  • Verwaltung von Mietkautionen
  • Rechnungsprüfung und Zahlungsverkehr
  • Auswahl, Beauftragung und Steuerung externer Dienstleister
  • Reporting an den Eigentümer

2. die technische Verwaltung

  • Betrieb und Kontrolle von technischen Einrichtungen wie Heizung, Aufzug etc.
  • Feststellung des Instandhaltungsbedarfs und Planung der notwendigen Maßnahmen zur Bauinstandhaltung
  • Umsetzung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen
  • regelmäßige Objektbegehung zur Feststellung von technischen Mängeln sowie Brandschutzmängeln und die Organisation der Mängelbeseitigung
  • Erkennen von Einsparpotentialen, insbesondere zur Energieeffizienz

3. die vertragliche Verwaltung

  • Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Behörden und Vertragspartnern
  • Verfassen von Mietverträgen und Nachträgen
  • geltend machen von Gewährleistungsansprüchen beispielsweise bei Handwerkern
  • Einhalten sämtlicher Fristen
  • Beschwerdemanagement
  • Dokumentation

Es ist nicht zwingend, alle aufgeführten Aufgaben an den Mietverwalter zu übergeben. Gerne fertigen wir ein individuelles Angebot für Ihre Immobilen an. Wenn Sie für Ihr Immobilienvermögen eine kompetente und erfahrene Immobilienverwaltung in Süddeutschland suchen, sind Sie bei uns in besten Händen. Durch vorausschauende Instandhaltung, Werterhaltung und gute Mieterauswahl, sichern wir Ihnen den Wert sowohl Ihrer gewerblichen und / oder wohnwirtschaftlichen Immobilien.

Die WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung umfasst die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft (= WEG).

WEG-Verwaltung: Ein Gebäude, mehrere Eigentümer bilden die Wohnungseigentümergemeinschaft.
WEG-Verwaltung: Ein Gebäude, mehrere Eigentümer bilden die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Der WEG-Verwalter ist nicht dem einzelnen Miteigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft, sondern der Gemeinschaft im Gesamten verpflichtet. Bei der Verwaltung werden folgende Leistungen erbracht:

  • Beschlüsse umsetzen
  • für die Einhaltung der Hausordnung sorgen
  • Maßnahmen für die Instandhaltung und Instandsetzung in die Wege leiten
  • alle Zahlungen und Leistungen im Zusammenhang mit der laufenden Verwaltung veranlassen
  • eingenommene Gelder verwalten
  • Wohnungseigentümer über Rechtsstreitigkeiten informieren
  • Vornahme diverser Tätigkeiten im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie
  • Wirtschaftsplan aufstellen
  • nach Ablauf des Wirtschaftsjahres Jahresabrechnung erstellen
  • Abrechnung in der jährlichen Eigentümerversammlung feststellen lassen
  • Beschlusssammlung führen

Der Verwalter ist hierbei verpflichtet, gemeinschaftliche Gelder wie die Instandhaltungsrücklage getrennt von seinem eigenen Vermögen getrennt zu halten. Damit wird verhindert, dass das Gemeinschaftsvermögen im Falle einer Insolvenz oder dem Tod des Verwalters in die Insolvenzmasse oder den Nachlass einfließt. Außerdem ist der Verwalter gegenüber der Eigentümergemeinschaft rechenschaftspflichtig. Auch andere Rechtsgebiete sind von der Wohnungseigentumsverwaltung zu beachten wie etwa das Baurecht, Gewerberecht, Grundbuchrecht oder Umweltrecht.

Mietsonderverwaltung

Der Mietsonderverwalter ist aufgrund eines mit einem einzelnen Wohnungseigentümer abgeschlossenen Mietverwaltervertrages diesem gegenüber zur sogenannten Mietsonderverwaltung verpflichtet.

Mietsonderverwaltung: Verwaltung des Sondereigentums durch einen Mietverwalter
Mietsonderverwaltung: Verwaltung des Sondereigentums durch einen Mietverwalter

In der Regel erfüllt er für den Wohnungseigentümer die Aufgaben der Mietverwaltung.

Dazu gehören:

  • Mietvertragsmanagement mit Mieterbetreuung
  • Vermietung, Bonitätsprüfung der Mieter und Objektrückgaben
  • Mahnwesen
  • Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen
  • Verwaltung von Mietkautionen
  • Rechnungsprüfung und Zahlungsverkehr
  • Auswahl, Beauftragung und Steuerung externer Dienstleister
  • Reporting

Darüber hinaus werden meist zusätzliche Aufgaben vereinbart:

  • Information des Auftraggebers über alle wichtigen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Objekt einschließlich der Information über die möglicherweise drohende Verschlechterung der Mietsache oder von Teilen der Immobilie
  • Hinweise auf wertrelevante Veränderungen der Immobilie und Erstellen eines Zustandsberichts

Mietportfolioverwaltung

Es kann sich hierbei entweder um einzelne wenige Objekte handeln oder um große Immobilienportfolios, die sowohl gewerbliche als auch wohnwirtschaftliche Objekte umfassen.

Mietportfolioverwaltung: Ein Eigentümer, mehrere Gebäude.
Mietportfolioverwaltung: Ein Eigentümer, mehrere Gebäude.

Die Mietportfolioverwaltung umfasst die komplette kaufmännische und technische Verwaltung einschließlich dem Miet- und Betriebskostenmanagement. Sie beinhaltet außerdem die Erstellung umfangreicher Berichte inkl. der Übersicht zum aktuellen Vermietungsstand, der Wirtschaftlichkeitsberechnung. Des Weiteren wird ein Ausblick für die Möglichkeiten von sowie der Darstellung von Mieterhöhungen erstellt. Damit verbessert der Verwalter die wirtschaftliche Tragfähigkeit und steigert die Rendite des Portfolios.

Interims Immobilienverwaltung

Viele Betriebe, insbesondere im Bereich des Handwerks und der Produktion, verfügen über einen eigenen Immobilienbestand, wie zum Beispiel Produktions- und Lagerimmobilien, Wohn- und Geschäftshäuser, Handelsimmobilien oder Fachmarktzentren. All diese Gebäude professionell zu verwalten, ist im Tagesgeschäft oft nicht mit der wünschenswerten Aufmerksamkeit zu schaffen.

Welche Gründe sprechen für den Einsatz einer Interims Immobilienverwaltung?

  • Sie planen eine Expansion oder eine Umnutzung Ihrer Immobilien. Personell sind Sie hierfür nicht aufgestellt und wollen für die Planungs- und Bauphase Teile der Aufgaben an Spezialisten auslagern.
  • Sie wollen Ihre bestehende Immobilienverwaltung auf den Prüfstand stellen und benötigen über einen Zeitraum X eine zweite Meinung.
  • Sie können die Aufgaben der Verwaltung Ihrer Immobilien, auf Grund personeller Engpässe derzeit nicht selbst leisten und wollen daher den Bereich Immobilienverwaltung auslagern.
  • Sie wollen ein neues Bürokonzept aufstellen und die damit verbundenen Änderungen und Herausforderungen für Ihre Mitarbeiter extern umsetzen lassen. Das Interim Management verfügt über die notwendige Objektivität und Neutralität, kann die Rolle des „Bad guy“ übernehmen.

Immobilienspezifisches und bautechnisches Fachwissen ist nötig, um im Rahmen einer Portfolioanalyse Potentiale des vorhandenen Immobilienbestands zu erkennen und den Betrieb der Immobilien kostensparend und rationell zu organisieren. Die Analyse der bestehenden Immobilienverwaltung sowie die Überführung in ein effizientes „Property und Facility Management“ können durch ein Interim Management erbracht werden, so dass kurzfristig Ergebnisse nachweisbar sind.

Auch für die Entwicklung von Nutzungs- oder Umbauideen, Expansionsthemen, beim An- und Verkauf von Immobilien ist der Einsatz einer qualifizierten Interim Immobilienverwaltung, ideal. Die Vielzahl der immobilienspezifischen und logistischen Kenntnisse, gepaart mit Verhandlungsstärke und Projektmanagementkenntnissen können  Unternehmensintern selten gestemmt werden. Die notwendigen Kapazitäten sind in aller Regel nicht vorhanden und zudem verfügt die Interim Immobilienverwaltung über die notwendige Objektivität und neutrale Sicht bei Themen, die nicht zum Kerngeschäft der meisten Unternehmen gehören.

Mieterspezifische Fragestellungen wie Flächeneffizienz, Desk-Sharing oder Home-Office können durch die Interim Immobilienverwaltung ebenfalls übernommen werden. Diese Themen sind komplex und werden von den Mitarbeitern oft emotional beurteilt, so dass die Interim Immobilienverwaltung der richtige Ansprechpartner ist, um diese Aufgaben zu betreuen. Nach Erreichen der vereinbarten Ziele und Umsetzung dieser Veränderungen verlässt die Interim Immobilienverwaltung das Unternehmen. Die Interim Immobilienverwaltung ist der Schlüssel zur Lösung vieler immobilienspezifischer Probleme eines Unternehmens; denn sie entwickelt auf Grund ihrer Fachkenntnisse und ihrer neutralen Sichtweise passende Strategien für die Immobilienthemen.