Als Betriebskosten werden sämtliche Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch die Gebäudenutzung nebst Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks selbst entstehen. Man unterscheidet zwischen verbrauchsabhängigen (z. B. Heiz- und Wasserkosten) und nicht verbrauchsabhängigen Betriebskosten (z. B. Grundsteuer, Versicherung). Ferner werden die warmen Betriebskosten (Kosten für Heizung und Wassererwärmung) von den kalten Betriebskosten (z. B. Kaltwasser, Abwasser, Grundsteuer) unterschieden.
Nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind die auf den Mieter umlegbaren Betriebskostenarten jedoch begrenzt. Umlegbare Kosten sind unter anderem Heizkosten, Ausgaben für Wasserver- und -entsorgung, Gebühren für Abwasser und Müllabfuhr, Kosten für Straßen- und Gebäudereinigung sowie Gartenarbeiten und den Hausmeister, die Grundsteuer und die Kosten für die Haftpflicht- und Gebäudeversicherung. Zu den nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten zählen beispielsweise Reparatur- und Instandhaltungskosten, Verwaltungskosten oder Kontogebühren.
Maßgeblich für die Umlagefähigkeit der Kosten, die beim Eigentümer anfallen, ist der Turnus. D. h. die Kosten sollten in einer gewissen Regelmäßigkeit anfallen. Kosten für das Entfernen von Ameisen oder Wespen fallen nicht regelmäßig an und sind damit nicht umlagefähig.
Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag festgelegt werden, dabei wird als Umlageschlüssel die Wohnfläche verwendet. Das ist der jeweilige Anteil der Wohnfläche eines Mieters an der Gesamtwohnfläche.
Als Umlageschlüssel können Vermieter und Mieter auch eine Umlage der Betriebskosten nach Anzahl der Nutzer oder Haushalte, nach Miteigentumsanteilen, nach der beheizbaren Fläche oder nach Umfang der Nutzung vereinbaren.
Es muss eine jährliche Betriebskostenabrechnung erfolgen, die dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes vorgelegt werden muss. Danach hat der Mieter wiederum zwölf Monate Zeit, um diese Abrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Einwände zu erheben. Mindestens muss die Betriebskostenabrechnung die Zusammenstellung der Gesamtkosten, den Umlageschlüssel und die anteilige Berechnung der bereits gezahlten Betriebskostenvorauszahlungen ausweisen.